In diesem Blogbeitrag geht es darum, was du zu beachten hast, wenn deine Firma eine neue Geschäftsadresse erhält, bzw. wenn dein Unternehmen umzieht. Es geht also um die Sitzverlegung einer GmbH. Du fragst dich, wo du die neue Firmenadresse überall angeben musst? Ich erkläre es dir.
Sitzverlegung einer GmbH: Los geht’s!
Du hast eine GmbH und möchtest bei dieser nun die Geschäftsanschrift ändern oder den Firmensitz verlegen? Es ist nichts Ungewöhnliches, wenn du bei diesem Thema unsicher bist und dich fragst, wie das abläuft, was du tun musst und worauf du achten solltest, damit der Umzug bzw. die Sitzverlegung problemlos funktioniert. Deswegen schauen wir uns mal an, bei welchen Stellen du die Sitzverlegung der GmbH anzeigen musst und was zu beachten hast bzw. was zu vermeiden ist.
1. Gewerbeamt, Krankenkasse, IHK
Eine der Stellen, die du über den Umzug bzw. die Sitzverlegung informieren musst, ist das Gewerbeamt, sofern der Umzug innerhalb einer Gemeinde stattfindet ist das relativ Problemlos – faktisch eine Adressänderung. Zieht deine GmbH jedoch von einer Gemeinde in eine andere Gemeinde, musst du deine Firma bei der jetzigen Gemeinde abmelden und bei der zukünftigen anmelden. Das ist der Erhebung der Gewerbesteuer geschuldet, da diese eine Gemeindesteuer ist.
Meistens informiert die IHK – bei der du die Sitzverlegung ebenfalls anzeigen musst – das Gewerbeamt. Um auf Nummer sicher zu gehen, solltest du dem Gewerbeamt aber trotzdem die neue Anschrift mitteilen. Ebenfalls ist die Adressänderung den Krankenkassen zu melden – sie gelten schließlich als Vertreter der Sozialversicherungsträger.
2. Finanzamt und Steuernummer
Eine der wichtigsten Anlaufstellen ist das Finanzamt. Denn mit Verlegung des Sitzes bzw. des Umzugs in einen anderen Bezirk oder in eine andere Gemeinde ändert sich die Zuständigkeit. Damit es hier nicht zu Überschneidungen und somit auf Grund des Zuständigkeitswechsels zu Verzögerungen kommt, ist eine Mitteilung an das ehemalige und zukünftige Finanzamt zwingend erforderlich.
Der Wechsel der Zuständigkeit hat die Vergabe einer neuen Steuernummer zur Folge. Deine Umsatzsteueridentifikationsnummer bleibt aber die gleiche.
3. Berufsgenossenschaft und sonstige Geschäftsbeziehungen
Auch die Berufsgenossenschaft, die für dich zuständig ist, muss über den Umzug bzw. die Sitzverlegung informiert werden. Genauso wie deine Banken, deine Rechtsanwälte, deine Versicherungen und natürlich dein Steuerberater. Eigentlich solltest du jeden mit dem du Geschäfts- und Wirtschaftsbeziehungen unterhältst informieren.
4. Handelsregister, Steuerberater, Notar
Bis hier hin alles schön und gut. Und bis auf den erheblichen Zeitaufwand wurden, wenn du das alles allein bewerkstellig hast, auch noch keine Kosten verursacht. Nun bedarf aber die Sitzverlegung deiner GmbH einer Änderung deiner Satzung und dieses setzt einen entsprechenden Gesellschafterbeschluss und eine notarielle Beurkundung voraus. Die Meldung an das Handelsregister wird dann der Notar für dich vornehmen. Aber bedenke, dass diese erst mit Eintragung wirksam ist. Auch wird der aktuelle Handelsregisterauszug als Nachweisgrundlage für alle bereits genannten Meldung bzw. Mitteilung sein. Somit sollte dich dein erster Weg zum Steuerberater und der nächste zum Notar führen.
Hier solltest du wirklich pflichtbewusst handeln! Denn wenn du diese Meldepflicht nicht erfüllst, kannst du ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro erwarten! Hintergrund ist unteranderem die Gläubigerschutzfunktion.
Alle Institutionen und Stellen, die deine alte Firmenadresse haben, müssen informiert werden. Eigentlich logisch oder? Aber in der Praxis den Überblick zu behalten und keine wichtige Stelle zu vergessen, ist gar nicht so einfach. Ich rate in solchen Fällen, einen Profi an der Seite zu haben, der dir genau sagen kann, wo du die Sitzverlegung in deinem individuellen Fall anzeigen musst. Ich helfe dir gerne dabei!
5. Bundesagentur für Arbeit, Zulassungsbehörde, Website
Die Frage, ob du die Bundesagentur für Arbeit über den Umzug informieren musst, kommt häufig. Die Antwort lautet: grundsätzlich nein. Diese Meldepflicht wurde abgeschafft. Solltest du aber in der Vergangenheit mit der BA kooperiert haben oder hast vor, in Zukunft mit ihr zusammenzuarbeiten, dann empfehle ich dir, den Umzug zu melden.
Dir ist natürlich bekannt, dass bei einer privaten Adressänderung die Zulassungsbehörde deines Fahrzeuges informiert werden muss. Dieser Logik folgend ist es wohl auch erforderlich, die Fahrzeuge deines Unternehmens bei der Zulassungsbehörde umzumelden.
Du hast eine Website für dein Unternehmen? Dann denke auch daran, im Impressum die Anschrift zu ändern.
Sitzverlegung einer GmbH: Die Kosten
Kommen wir zum Thema Geld. Und somit zur Frage: Welche Kosten kommen auf einen zu? Du hast schon gesehen, dass du sehr wahrscheinlich einen Notar brauchen wirst. Also kommst du um die notariellen Kosten nicht drum rum. Für den Beschluss, der beurkundet werden muss, die Anmeldung beim Handelsregister und für den elektronischen Vollzug zahlst du ungefähr 400 Euro, plus Umsatzsteuer.
Dann kommen bei einer Sitzverlegung noch Kosten für die Eintragung beim Handelsregister auf dich zu, die bei circa 160 Euro liegen. Die Ummeldung deines Firmenwagens kostet dich auch nochmal bis zu 50 Euro. Eventuell kommen noch Kosten für ein neues Nummernschild hinzu, wenn du den Bezirk wechselst. Von den Kosten der Änderung deines Impressums, ggfs. einer neuen Corporate Identity möchte ich erst gar nicht anfangen.
Übrigens: Vergiss nicht deine Geschäftsbriefe. Klingt banal, ist aber sehr wichtig. Auch hier musst du darauf achten, dass die Pflichtangaben aktualisierst werden. Wenn du den Sitz änderst, musst du auch das neue Registergericht und die neue Handelsregisternummer in den Geschäftsbriefen angeben.
Hinweis zur Sitzverlegung einer GmbH
Zuletzt von mir noch folgenden Hinweis: Das Vorhaben des Umzugs bzw. der Sitzverlegung muss im Vorfeld sehr genau durchdacht werden. Warum will ich den Sitzverlegen bzw. umziehen? Stehen hier Kosten und Nutzen in Relation? Habe ich ein Grundstück, dass ich nun an meine GmbH vermieten bzw. überlassen will, um Kosten zu sparen? Das ist sehr gefährlich – denn damit wird eine sogenannte Betriebsaufspaltung begründet, die schwerwiegende steuerliche Folgen für dich hat.
Aber hierzu mehr in einem anderen Beitrag.
Du siehst ein Umzug bzw. die Sitzverlegung birgt eine Risiken es ist ratsam sich hierzu vorher gut beraten zu lassen. Gerne helfe ich dir an dieser Stelle.
Wenn du Fragen zum Thema hast, dann hinterlasse einfach einen Kommentar oder melde dich direkt bei mir. Schreib mir Themen und Fragen, die dich interessieren!
Bis dahin, dein Alexander Küppers